Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

В соответствии с подпунктом 35-15) статьи 7 Закона Республики Казахстан "О культуре" и подпунктом 346) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 "О некоторых вопросах Министерства культуры и информации Республики Казахстан", ПРИКАЗЫВАЮ:

1 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.

2 2. Признать утратившими силу:

1 1) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 "Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 12642);

2 2) приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 367 "О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 "Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 31169).

3 3. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1 1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2 2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан;

3 3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Юридический департамент Министерства культуры и информации Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1) и 2) настоящего пункта.

4 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

5 5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

| Министр культуры и информации Республики Казахстан | А. Балаева |
|---|---|

| | Утверждена приказом Министр культуры и информации Республики Казахстан от 2 апреля 2025 года № 136-НҚ |
|---|---|

Глава. Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

Глава 1. Общие положения

1 1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.

2 2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

1 1) аудиовизуальный материал – носитель, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимый с помощью технических и электронных средств;

2 2) печатная продукция – периодические печатные издания, книги, брошюры, альбомы, плакаты, буклеты и иная полиграфическая продукция;

3 3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее – библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;

4 4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.

3 3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные продукции, периодические печатные издания, а также аудиовизуальные материалы.

Глава 2. Учет библиотечного фонда

4 4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и аудиовизуальных материалов, измеряются основной единицей – экземпляр.
Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.
Единицами измерения количества аудиовизуальных материалов является:
для магнитной фонограммы – кассета, катушка, бобина;
для грампластинок – диск;
для диафильма – рулон;
для диапозитивов и кинофонодокументов – комплект.

5 5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.

6 6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:

1 1) прием документов.
В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).
При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.
При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о невозможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;

2 2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;

3 3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.

7 7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.

8 8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.

9 9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.

10 10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.

11 11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).
Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

Глава 3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек

12 12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:

1 1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;

2 2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме-передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;

3 3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;

4 4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

| | Приложение 1 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |
| | Утверждаю ___________________________ ___________________________ (полное наименование учреждения, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя) ________________ (подпись) "___" __________ 20 ___ года |

Глава. Акт о приеме документов № ____

Настоящий акт составлен "___" ____________ 20 ___ год в двух экземплярах в составе: 1) _________________________________________________________________; 2) _________________________________________________________________, (с участием сотрудника, ответственного за прием документов и руководства библиотеки) о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:

| № | Автор и заголовок документа | Количество экземпляров | цена документа (в тенге) |
|---|---|---|---|

Список прилагаемых документов: Подписи лиц, составляющих настоящий акт 1) ___________________________________; 2) ___________________________________. Подписи лиц, сдавшего документы: __________ __________________________________ (фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)

| | Приложение 2 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |

Глава. Акт о дефектах №___

Настоящий акт составлен "__" _____________________ 20___ года 1) ______________________________________________________________; (фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного за прием документов и руководства библиотеки составляющего акт) 2) ______________________________________________________________, о том, что при приеме документов: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________, (заголовок документов, наименование (фамилия, имя, отчество (при наличии) отправителя документов) обнаружено следующее: ________________________________________________________________. (указываются обнаруженные дефекты документов) Подписи лиц, составляющих настоящий акт: __________________________________________________________________.

| | Приложение 3 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |

Глава. Инвентарная книга

Полное наименование библиотеки: _____________________________________ ___________________________________________________________________ Структурное подразделение библиотеки ________________________________

| Дата записи | Номер записи в Книге суммарного учета | Инвентарный номер | Автор и заголовок документа (том, часть, выпуск, место, год издания) | Цена (указывается цифрами), в тенге | Дата и номер | Примечание | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| акта о сверке | акта о списании | | | | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

В настоящей Инвентарной книге имеется _____ пронумерованных страниц Дата "____" 20_____ года Печать библиотеки

| | Приложение 4 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |

Глава. Регистрационная картотека периодического печатного издания

| Наименование газеты/журнала/альманаха/бюллетеня | | | | | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Год издания | Номера выпусков | | | | | | | | | | | |
| Итого: | | | | | | | | | | | | |

| | Приложение 5 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |

Глава. Книга суммарного учета

Часть 1 "Поступление документов в библиотечный фонд"

| дата записи | порядковый номер записи | источник поступления документов, с указание номер и дата сопроводительного документа | всего поступило документов | поступившие документы | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Печатные продукции | Периодические печатные издания | | | | | | | | | | | |
| количество книг | стоимость книг | количество брошюр | стоимость брошюр | всего количество | количество журналы | количество газет (в годовых комплектах) | всего количество | | | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
| продолжение таблицы | | | | | | | | | | | | |
| поступившие документы | | | | | | | | | | | | |
| Аудиовизуальные материалы | | | | | | | | | | | | |
| количество фонодокументов | количество видеодокументов | количество фотодокументов | другие | всего количество | | | | | | | | |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | | | | | | | | |
| продолжение таблицы | | | | | | | | | | | | |
| поступившие документы | | | | | | | | | | | | |
| На языках | Принято на баланс всего документов | По содержанию | | | | | | | | | | |
| на казахском | на русском | на иностранном | экземпляров | общая сумма | естественно-научная | техническая, cельскохозяйственная | медицина | общественно-политическая | языкознание | литературоведение, художественная | искусство | другие отрасли |
| 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |

Часть 2 "Выбытие документов из библиотечного фонда"

| дата записи | порядковый номер записи | номер, дата акта о списании | всего списанных документов | Списанные документы | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Количество печатных продукций | Количество периодических печатных изданий | Количество аудиовизуальных материалов | | | | | | | | | |
| книги | брошюры | журналы | газеты (годовые комплекты) | фонодокументы | видеодокументы | Фотодокументы | другие | | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |

продолжение таблицы

| Списанные документы | | | |
|---|---|---|---|
| На языках | Причины списания | | |
| на казахском | на русском | на иностранном | причины списания |
| 13 | 14 | 15 | 16 |

продолжение таблицы

| Списанные документы | | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Всего снято с баланса | По содержанию | | | | | | | | |
| экземпляров | общая сумма | естественно-научная | техническая, сельскохозяйственная | медицина | общественно-политическая | языкознание | литературоведение, художественная | искусство | другие отрасли |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |

Часть 3 "Итоги движения библиотечного фондов"

| Период итогов движения библиотечного фонда | Всего документов | Общая стоимость документов | Движение документов | | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Количество печатных продукций | Количество периодических печатных изданий | Количество аудиовизуальных материалов | | | | | | | | | | |
| книги | брошюры | журналы | газеты | фонодокументы | видеодокументы | фотодокументы | другие | | | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 12 | | |
| Состояло на 01.01.20__год | | | | | | | | | | | | |
| Поступило за квартал | | | | | | | | | | | | |
| Выбыло за квартал | | | | | | | | | | | | |
| Состоит на конец квартала | | | | | | | | | | | | |
| Состоит на 31.12.20__ год | | | | | | | | | | | | |
| продолжение таблицы | | | | | | | | | | | | |
| Движение документов | | | | | | | | | | | | |
| На языках | Принято на баланс | По содержанию | | | | | | | | | | |
| на казахском | на русском | на иностранном | количество экземпляров | общая сумма | естествено-научная | техническая, сельскохозяйственная | медицина | общественно-политическая | языкознание | литературоведение, художественная | искусство | другие отрасли |
| 13 | 14 | 15 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |

| | Приложение 6 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |

Глава. Акт о списании документов № ___

Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год в составе председателя и членов комиссии: __________________________________________________________ __________________________________________________________ (фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя и членов комиссии) о списании следующих документов:

| № | Автор и заголовок документа | Инвентарный номер | Количество | Отрасль документа | Первоначальная стоимость | Остаточная стоимость |
|---|---|---|---|---|---|---|

на сумму __________ тенге по причине ______________________________ (указать причину списания) Подписи лиц, составивших настоящий акт 1) ________________________; 2) ________________________.

| | Приложение 7 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |
| | Утверждаю |

Утверждаю ______________________________________________________________ (полное наименование учреждения, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя) ________________ (подпись) "___" __________ 20 ___ года

Глава. Акт о приеме-передач документов

Настоящий акт составлен "_____" ________20__ года, в лице ___________________________________________ _________________________________________________ о том, что с одной стороны передает другой (фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность) стороне в лице ________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность) с баланса _____________________________________ (полное наименование учреждения) на баланс _____________________________________ (полное наименование государственной организации) следующий (-ие) документ (-ы):

| № | Автор и заголовок документа | Инвентарный номер | Количество | Отрасль документа | Первоначальная стоимость | Остаточная стоимость |
|---|---|---|---|---|---|---|

на сумму (в тенге) ___________________________________________. Основание: _________________________________________________. (автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа) Подписи передающей стороны: ________________________________ Подписи принимающей стороны: ______________________________

| | Приложение 8 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|---|---|
| | Форма |

Утверждаю ______________________________________________________________ (полное наименование учреждения, должность фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя) ________________ (подпись) "___" __________ 20 ___ года

Глава. Акт об утере документов № ___

Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год в составе: _______________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ (фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц, участвующих в составлении акта) об утере ________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа учреждения) следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:

| Автор, заголовок документа | Инвентарный номер | Цена | Количество экземпляров |
|---|---|---|---|

на сумму____________________________ тенге, по причине _____________________. Я, _______________________________________________________________________ возмещу (фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа учреждения) нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа ________________________________________________________________________. (подпись пользователя утерянного документа библиотеки) Подписи лиц, составивших настоящий акт: ___________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (полное наименование учреждения) принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):

| Автор, заголовок документа | Количество экземпляров | Цена |
|---|---|---|

Подпись пользователя утерянного документа учреждения: ______________ Подписи лиц, составивших настоящий акт: ___________________________ Примечание. Цена документа указывается согласно акту о приеме документов. Сумма определяется в размере рыночной стоимости документа. Документ, являющийся равноценным по содержанию и форме